Op een effectieve manier vergaderen

Vergaderen, waar is het in vredesnaam goed voor? Zo denken de meesten. Het is tijdrovend en vaak komt er niks zinnigs uit. Vergaderen heeft een leuke naam, maar doorgaans wordt het voornamelijk gebruikt om eens goed bij te kletsen. We hebben elkaar immers al zo lang niet meer gezien. Het wordt dus meer een gezellig theekransje dan een effectieve vergadering. Er is geen doel, terwijl vergaderen er juist moet zijn om de productiviteit te verhogen. Om ontwikkelingen te bespreken en om eventueel taken te verdelen. De vergadering gaat dat doel vaak voorbij en daardoor krijg je een verspilde vergadering. Tijd gaat onnodig verloren. Daarom is het belangrijk om je vergaderingen effectief in te delen. Het is tevens mogelijk om dit op een andere locatie te doen. Zo hadden wij laats een vergaderruimte in Apeldoorn gehuurd.

 

Tips voor een goede vergadering

Om jullie een beetje op weg te helpen bij het organiseren van een effectieve en goede vergadering, lichtten we hieronder een aantal punten uit.

 

Agenda

Hier begint het allemaal mee. Zorg voor een heldere en duidelijke agenda. Deze agenda stuur je minimaal een dag voorafgaand aan de vergadering naar alle leden. Zo heeft iedereen de tijd om de agenda door te nemen en kunnen mensen zich voorbereiden. Er is meteen duidelijk wat er op de planning staat. Je kunt mensen ook agendapunten laten insturen. Zorg er dan wel voor dat je een deadline stelt, zodat mensen niet een uur voor de vergadering aankomen met agendapunten. Een duidelijke agenda scheelt vaak heel veel vragen.

 

Wees streng maar rechtvaardig

Ga laatkomers niet belonen. Begin op het afgesproken tijdstip met de vergadering. Hiermee zet je meteen de juiste toon. Mensen die te laat zijn, zullen de volgende keer beter opletten. Natuurlijk kan er altijd iemand verhinderd zijn en als hij of zij dat doorgeeft is dat ook geen enkel probleem. Maar ga niet wachten en ga ook gewoon door als die mensen binnenkomen.

 

Houd je aan de agenda

Je hebt niet voor niks moeite gestoken in de agenda. Iedereen heeft zich hier op voor kunnen bereiden, dus houd je ook aan deze agenda. Zorg tevens voor een goede notulist. Hij of zij is degene die alle gemaakte afspraken en belangrijke punten noteert en vervolgens door stuurt naar iedereen.

 

Rolverdeling

Naast de notulist is het ook slim om iemand aan te wijzen die de vergaderlocatie moet regelen, die de koffie en thee verzorgd en wie er eventueel wat gaat presenteren.

 

Houd de tijd in de gaten

De tijd is erg belangrijk dus houd die in de gaten. Ga niet te veel onnodige tijd besteden aan één agendapunt.

 

Geen rondvraag

Aangezien iedereen vooraf de mogelijkheid heeft om agendapunten in te brengen, is een rondvraag niet meer nodig. Alle vragen worden immers tijdens de punten behandeld.

 

Tijdens werktijd of in de avond

Indien de vergadering tijdens werktijd wordt gehouden, is het belangrijk dat je erg goed let op de tijd. De werkzaamheden gaan natuurlijk gewoon door. Je kunt de vergadering het beste direct in de ochtend plannen, dan is iedereen het productiefst. Verder kun je er ook voor kiezen om de vergaderingen ‘s avonds in te plannen. Je vraagt dan wel vrije tijd van je collega’s of medewerkers. Dit kun je dan het beste in het contract al vermelden.

Comments are closed.