Duurzaam archiveren
Het woordje ‘duurzaam’ kennen we inmiddels wel. Dit is de afgelopen jaren verschillende keren aangehaald. Vandaar ook deze blog die zich richt op het duurzamer maken van kantoren. Dit door middel van digitaal archiveren.
Wat is digitaal archiveren?
Een digitaal archiefsysteem (E-depot) is een systeem voor het opslaan, bewerken en beheren van documenten. U kunt zelf bepalen wie er toegang krijgt tot de documenten en in welke mate. Zo kunt u instellen dat gebruikers alleen bestanden kunnen lezen, of dat ze dingen ook mogen bewerken. Dankzij digitaal archiveren kunt u het overzicht behouden en makkelijk dingen terugvinden.
Voordelen van digitaal archiveren
• Minder kosten: er komt minder papierwerk aan te pas, wat betekent dat de archiefruimte overbodig wordt. Het personeel hoeft minder lang te zoeken naar documenten wat tijd bespaard.
• Geen misverstanden: doordat iedereen in hetzelfde bestand werkt heb je telkens de nieuwste versie. Hierdoor kunnen er geen dubbele bestanden ontstaan die voor verwarring zorgen.
• Toegankelijk: de systemen zijn makkelijk te bereiken en u kunt simpelweg informatie opvragen wanneer het u uitkomt.
• Veiligheid: het belangrijkste punt! U wilt natuurlijk niet dat uw klantengegevens op straat komen te liggen. Of dat iedereen zomaar toegang kan hebben tot uw digitaal archief. Het ligt volkomen aan u, want zonder toezeggen van de hoofdbeheerder heeft niemand toegang tot de bedrijfsgegevens.
I-talamo
Dit is een van de bedrijven die digitaal archiveren mogelijk maakt. Wanneer u efficiënter, makkelijker en veiliger wilt werken qua offertes, office-documenten, gescande documenten etc. is I-talamo het ideale bedrijf. Zo verzorgen ze niet alleen digitale archieven maar ook document management systemen, versiebeheer, certificeringenbeheer etc. De missie van I-talamo is dan ook niet voor niets om samen doelen te realiseren. Zo willen ze een einde maken aan het ongestructureerd samenwerken met verschillende netwerkschijven in andere documentsystemen.
Wanneer u meer wilt weten neem gerust contact op met I-talamo en vraag wat voor uw bedrijf het beste werkt.