De loonadministratie
Hier komt uw eigen salarisadministrateur om de hoek kijken. Er moet eerst een geschikte kandidaat gevonden worden, maar de investering zal zich op termijn zeker terugbetalen. Het grootste voordeel van een in-house accountant is zeker de grotere flexibiliteit: je maakt jezelf niet afhankelijk van een externe dienstverlener, maar houdt zelf de touwtjes in handen en kan ingrijpen indien nodig. Dit betekent dat u op het laatste moment eenvoudig de nodige aanpassingen kunt doen. Je beschermt ook gevoelige loon- en salarisinformatie door de gegevens in het bedrijf te bewaren. Neemt u nieuwe medewerkers aan of heeft u zelfs seizoensactiviteiten met piekbelastingen, dan compenseren uw interne medewerkers dit zonder extra kosten.
Hoewel er veel voordelen zijn, schrikken vooral kleinere bedrijven terug voor de hoge personeelskosten van het hebben van een eigen salarisadministrateur. Je moet immers rekening houden met minimaal 2.500 euro per maand. Ook reguliere opleidingseisen spelen een rol.
De gulden middenweg voor een optimale loonadministratie
Daarom bevelen wij de gulden middenweg aan: interne competentie gekoppeld aan professionele externe ondersteuning. In veel MKB-bedrijven is het gebruikelijk dat financiële en salarisadministrateurs een baan delen – of het verantwoordelijkheidsgebied in personele unie beheren. U krijgt professionele en voordelige ondersteuning vanuit de cloud: omdat moderne salarissoftware
- stroomlijnt de complexe processen met betrekking tot loonadministratie,
- past automatisch de geldende beoordelingslimieten en toeslagen toe,
- altijd op de hoogte is van wetten en verordeningen en
- regelt met één druk op de knop de juridisch bindende rapportages aan de sociale zekerheidsfondsen en de belastingdienst.
Dit moet u weten als u het zelf wilt doen
De algemene loonadministratie voor een medewerker is snel uitgelegd en bestaat uit de volgende stappen:
- Vaststelling brutoloon (basissalarissen, uurlonen, toeslagen, toeslagen, verstrekkingen etc.)
- Berekening van de wettelijke inhoudingen (loonbelasting, premie volksverzekeringen)
- Bepaling van de nettowinst (brutowinst – wettelijke inhoudingen)
- Bepaal andere toeslagen en inhoudingen
- Maak het uitbetalingsbedrag over
Daarnaast is het noodzakelijk om de elektronische rapportages over de hoogte van de loonbelasting naar de Belastingdienst te sturen, alsmede naar de zorgverzekeraars over de hoogte van de premies en de daarbij behorende bedragen over te maken/incasseren. De data hiervoor vindt u in onze kalender met de data van de loonadministratie.
Als uw bedrijf lid is van een branchevereniging, krijgt het aan het eind van het jaar ook een elektronische melding. Voor bedrijven in de bouw, zoals bouw, schilders, dakdekkers, steigerbouwers en tuin- en landschapsarchitectuur zijn er ook vakantiegelden en directe rapportages aan de pensioenverzekeraars. In ons artikel “Bouwloonadministratie eenvoudig uitgelegd” leest u meer over de opbouw van loonadministratie.