Hoe wordt vergaderen leuk?
Geen enkel bedrijf ontkomt eraan: het houden van een vergadering om bijvoorbeeld te brainstormen, instructies te geven of besluiten te nemen. Doordat de meeste bedrijven vrijwel wekelijks één tot meerdere vergaderingen per week houden staan deelnemers niet meer te springen op de uitnodiging voor een nieuwe vergadering. Hoe maak je een vergadering zo aangenaam en aantrekkelijk mogelijk dat deelnemers het leuk vinden om te vergaderen? Je leest het hier.
Een goede vergaderruimte
Elke week vergaderen binnen dezelfde muren werkt voor de deelnemers alles behalve inspirerend. Ook het feit dat – elke week dezelfde deelnemers – te laat binnenkomen, tussendoor wegglippen om nog even verder te werken en gestoord worden door andere collega’s, maakt vergaderen niet aantrekkelijker. De oplossing voor al deze problemen? Een vergaderruimte huren in Roosendaal. Door een frisse nieuwe omgeving worden de deelnemers bovendien geprikkeld om weer actief mee te doen aan de vergadering.
Het is natuurlijk niet voor elke kleine vergadering financieel haalbaar om een externe vergaderruimte huren. Zorg er daarom voor dat de vergaderruimte op kantoor ook een goede ruimte voor vergaderingen wordt. Inspecteer de huidige ruimte? Is de vergaderruimte groot genoeg voor alle deelnemers? Zijn er voldoende stoelen aanwezig en zijn deze comfortabel genoeg? Zijn er planten aanwezig in de vergaderruimte die de deelnemers positief beïnvloeden? Zijn deze vragen negatief beantwoord? Dan wordt het tijd voor een kleine vergaderruimte make-over.
Agendapunten presenteren
Naast de vergaderruimte veranderen wordt een vergadering ook leuker door de inhoud van de vergadering aan te passen. Normaliter wordt tijdens een vergadering een lijst met agendapunten uitgedeeld. Door op een andere manier de agendapunten te presenteren is het voor deelnemers gemakkelijker en leuker om de aandacht erbij te houden. Ook worden deelnemers door bijvoorbeeld een grabbelton met daarin de agendapunten meer betrokken bij de vergadering. Wees creatief en verzin nieuwe manieren om de agendapunten kenbaar te maken.
Discussies anders vormgeven
Naast agendapunten zijn ook discussies eigenlijk altijd een onderdeel van vergaderingen. Meestal wordt er gestemd om een besluit door te voeren. Daarnaast worden er vaak een aantal deelnemers naar hun standpunt of mening gevraagd. Om vergaderingen voor iedereen leuk te maken is het belangrijk om iedereen een stem te geven. Dit kun je doen door deelnemers naar een mening te vragen vanuit 4 kleuren. Bijvoorbeeld: Wat vind een rode deelnemer van dit voorstel?
De vergadervorm veranderen
Een laatste manier om vergaderen leuker te maken is door de vorm van de vergadering te veranderen. Kies bijvoorbeeld een keer voor een staande opstelling in plaatst van de standaard tafel met vergaderstoelen. Werk daarnaast vaker met muziek en video’s om de vergaderingen leuk te maken.
Hoe zorg jij ervoor dat vergaderen leuk wordt?